kintoneの通知をChatworkとSmart at messageで整理。業務効率化を実現!

導入前と導入後の比較

会社紹介

会社名

ササエル株式会社


事業

  1. 管理的業務のアウトソーシング
  2. ITツールを取り入れた業務改善
  3. 企業内キャリアコンサルティングの提供
  4. 外国人労働者の活用



代表取締役 林 雄次様

貴社事業内容について、お聞かせください。

林様 中小企業向けの業務代行、kintoneをベースとしたシステム作成・業務改善、DX関連のセミナー・講演活動等などを行っています。


取引先の規模は1~2名のベンチャー企業から、数千人の企業までご支援をさせていただいています。業種も様々で現在は広告代理店、不動産、印刷企業、IT企業などの企業様を中心に支援しています。

貴社ではkintoneをどのような用途でお使いですか?

林様 顧客管理、案件管理、請求書発行、日報、お客様からの依頼管理で利用しています。その中で、Smart at messageは、お客様からの依頼管理で利用しています。

どのような課題があったのですか?

林様 kintoneでは次の3つの課題がありました。「新着通知をkintoneへ確認しにいく必要がある」「通知が大量に来る」「通知が整理されない」という3点です。


私たちは顧問先のお客様からの依頼をkintoneのゲストスペース上のアプリで管理をしています。お客様からアプリで作業依頼を受けると、kintoneから私たち宛に通知を受ける仕組みとなっています。お客様からは日々依頼を頂いているため、kintoneの通知件数はかなりの数になります。


それ以外にも、kintoneからの通知は社内のやり取りに関する通知があります。通知が大量の上、自社内の通知とお客様の依頼の通知が混ざってしまい、整理されていないという課題がありました。また弊社内のコミュニケーションは、Chatworkでやり取りをしています。Chatworkとkintoneを行ったり来たりする必要がある点も不便でした。

-「Smart at message」でkintoneの通知を整理して業務のスピードがアップ

林様 そこでSmart at messageを導入いたしました。Smart at messageを利用することで、kintoneの通知をChatworkに連携することで、通知を整理できました。具体的には次のような使い方をしています。


・Chatworkのグループチャットを2種類用意する

・2種類のグループチャットを①お客様依頼の受付と②お客様の事務処理完了の通知用に設定する

・kintoneのお客様からの依頼アプリと①と②のグループチャットをSmart at messageで連携する



このようにkintoneの通知を種類ごとに分けてグループチャットへ連携することで、情報の整理ができました。またChatworkで素早く通知を確認できる点も便利で、お客様からの依頼に対応するスピードを向上することができました。

-導入した後の社内の声はいかがでしたか?

林様 通知内容がわかりやすくなったという声が増えました。またChatwork上でkintoneの通知が受けれるため、通知に対する対応をそのままチャットで話し合うことができ、業務がスムーズに進むようになりました。

-今後は展望を教えてください。

林様 他の用途でもまだまだ活用できそうだと思っています。例えば、Smart at messageのメール通知の機能を利用することで、お客様に定期的に情報提供するメルマガとして利用しようと検討しています。kintoneのアプリにメールアドレスを登録すれば、kintoneのアカウントを持っていないお客様にも通知ができるので、この仕組みを活用していきたいと考えています。

-ありがとうございました