公益財団法人 東京都環境公社(クール・ネット東京)

公共団体のkintone構築事例です。

紙やExcelで管理していた補助金申請をkintoneでシステム化に成功しました。

ご担当者様にインタビューしましたのでご覧ください。

クール・ネット東京(東京都地球温暖化防止活動推進センター)とは?

ご担当者様:クール・ネット東京は地球温暖化防止活動を支援する組織です。東京都や東京の区市町村等と連携して、地球温暖化防止に係る普及啓発のほか、補助金・助成金の施策、各種研修やセミナーを運営しています。

kintoneの活用用途を教えてください。

ご担当者様:今回は「水素を活用したスマートエネルギーエリア形成事業(家庭部門)」という補助金の申請・審査管理にkintoneを導入しました。従来の申請・審査管理業務は、紙とExcelで管理をしていましたが、その紙とExcelで管理している部分をkintoneに置き換えました。

導入前は何が課題でしたか?

ご担当者様:課題は、情報がバラバラだったことです。申請管理のために複数のExcelを利用していました。例えば、申請の進捗管理のためのExcel、補助金の対象機器をチェックするためのExcel、各申請の支払通知のExcelという感じで、情報が複数のExcelに分かれていました。Excelを行き来する必要があり、管理に手間がかかっていました。

また入力にも時間がかかりました。補助金申請はひと月あたり約300件です。その申請内容全てを紙からシステムへ手作業で転記していました。転記には時間がかかりましたし、また入力ミスも発生しやすく、修正にも時間がかかりました。

どのようなアプリを構築しましたか?

ご担当者様:申請から審査の一連の流れを管理できる申請管理アプリを構築しました。このアプリは、Webフォーム連携、申請内容・進捗状況の確認、重複申請のチェック、帳票の発行機能があります。複数のExcelに跨っていた業務をひとつのアプリで管理できるようになりました。

導入後は何が便利になりましたか?

ご担当者様:3つ便利になった点があります。1点目は、作業スピードが向上しました。申請から帳票発行までkintoneを軸に管理できるようになったからです。いままでは、各Excelに情報が散逸していましたが、kintoneにまとまったため作業スピードが向上しました。

2点目は、仕事の分担がしやすくなりました。kintoneを導入したことで、作業者の処理件数と作業時間を共有できるようになったからです。状況が分かりやすくなり、作業者に適切な業務量を配分できるようになりました。

3点目は、重複申請の確認作業を削減できました。重複申請チェック機能をkintone上に実装したためです。従来はExcelで重複申請の有無を確認していました。作業者には確認の負担感がありましたが、重複申請チェック機能のおかげで、負担を減らすことに成功しました。

kintoneの開発はいかがでしたか?

ご担当者様:今回のシステムは項目・帳票数が多く、プロジェクトの難易度は高いと予想していました。しかし、M-SOLUTIONSの担当者さんが補助金・助成金に関する情報を我々以上に読み込んでくださっていました。私たちが提示した要望にも、さまざま提案いただきました。その結果、解決したことも多いです。おかげで想定以上のシステムができました。

また、開発の進め方についてですが、アプリのプロトタイプを都度確認できたのはよかったです。プロトタイプがあると、操作イメージが湧きます。私たちの要望を共有しやすく、アプリの完成度を高める上で良い進め方だと感じました。

さらに、短期間で開発が完了したことも驚きでした。今回の開発ボリュームだと、一部機能の後日リリースを想定していました。しかし、工期内に全機能をリリースできました。全機能がすぐに使えることは私たちにとってもよかったので、大変助かりました。

今後の展望を教えてください。

ご担当者様:私たちはkintoneを使い始めたばかりです。まずはkintoneを使いこなせるようになりたいと思います。

ありがとうございました。