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申込書から検査報告書を半自動で作成! Smart at tools for kintone Excel入力 Smart at message導入事例

アスベスト除去工事及び調査を行う企業の株式会社ThreePeace(スリーピース)。創業初期からクラウドサービスを活用し、効率的な事業運営されています。どのようにクラウドサービスを活用しているのか、社長の坂本様にインタビューさせていただきました。(本記事は後編です。会社紹介については前編の記事をご覧ください)


ご担当者様紹介




株式会社 ThreePeace

代表取締役

坂本 将平様


Excelとkintoneの連携で申し込み管理を半自動化

-前回のインタビューでは、クラウド連携プラグイン for Boxの利用状況について教えていただきました。今回はSmart at tools for kintone Excel入力とSmart at messageの活用について教えてください。

坂本様:Smart at tools for kintone Excel入力はお客様情報の登録に利用しています。弊社ではアスベストの調査や工事を実施する際、お客様にExcelの申込書をお渡しして情報入力をお願いしています。お客様の情報入力が完了したら、お客様からExcelを受領し、弊社スタッフがSmart at tools for Excel入力を利用してkintoneに申込書の情報を登録しています。

Smart at tools for kintone Excel入力を導入する前は、スタッフがExcelの情報を手作業でkintoneへ入力していました。弊社で利用しているアプリはフィールドが多く、入力先のフィールドも離れた場所に配置されています。手入力だと手間がかかりますし、入力ミスが発生しやすく状況で非効率でした。

Webフォームを利用する方法も考えましたが、Excelの方がお客様の情報入力が容易なため、Smart at tools for kintone Excel入力を使ってkintoneへ登録するようにしました。このような仕組みにしたことで、Excelからkintoneへ手入力する手間と入力ミスを減らせました。kintoneに正確なデータが登録されるようになり、業務が効率化されました。

Smart at messageで確認依頼を短縮

-Smart at messageはどのように利用していますか?

坂本様:報告書の確認依頼のために利用しています。弊社ではアスベストの除去工事または調査作業を実施した後、報告書を作成します。報告書はkintoneに情報を入力しRepotoneU Proを使って作成しています。報告書は内容に不備がないように、作成者が別のスタッフに内容確認を依頼します。依頼は弊社ではLINE WORKSをコミュニケーションツールとして利用しているため、kintoneの通知もSmart at messageを利用してLINE WORKSへ集約しています。

Smart at messageを利用する前は確認依頼をLINE WORKSへ手入力していました。毎回、確認して欲しいkintoneのレコードを記載して確認依頼をするのは手間でした。Smart at messageを導入した結果、kintoneで入力が終わったら自動的にLINE WORKSに通知されるようになり、連絡の業務が効率化しました。

このようにkintoneをはじめとしたクラウドサービスを利用することで、効率的な報告書の作成が実現できています。現在は調査の事務的管理業務は2名で回していますが、このような少人数で仕事を回せているのも、kintoneのおかげかなと思います。

自社の情報をシステムで公開し、お客様のニーズに応える

-最後に今後の展望を教えてください。

坂本様:弊社の情報をシステムで公開して、お客様が弊社に調査依頼をしやすい仕組みの構築を考えています。具体的な仕組みとしては、弊社の空きスケジュールを公開し、お客様が調査を素早く、弊社に依頼できる仕組みを構想しています。

アスベスト業界は法改正が去年の6月に告示され、今後段階的に施行されていきます。法改正に伴い、建設業のお客様にとって調査は当たり前になります。建設業界はIT化が遅れている部分もありますが、弊社ではいち早く準備して、お客様のニーズに対応していきたいと思っています。

-ありがとうございました。